Word für Windows 97 kann mehr als nur Text darstellen. Es eignet sich ebenso für Berichte oder Datenbank-Informationen. Mit Word haben Sie die Möglichkeit, Informationen wie Namen und Adressen, Rechnungsdaten, Produktinformationen usw. wiederzufinden, zu speichern und zu bearbeiten. Einige der Aufgaben, die im allgemeinen an Datenbankanwendungen übergeben werden, können mit Word erledigt werden – und Word kann Ihnen ein freier und besser gestaltetes Ergebnis liefern. Sie können zum Beispiel in Word gespeicherte oder verknüpfte Daten verwenden, um folgendes zu erstellen:
Es gibt drei Datenquellen, die Word für einen Seriendruck verwenden kann: Word-Dokumente, externe Dateien und gemeinsame Office-Dateien.
Ein Word-Dokument kann aus einer Tabelle bestehen, die Zeilen und Spalten mit Informationen enthält, wie in Abbildung 13.1 gezeigt. Sie können auch ein durch Tabulatoren oder Semikola abgeteiltes Word-Dokument als Datenquelle verwenden. Tabellen sind viel leichter zu lesen und zu editieren als durch Tabstops oder Semikola getrennte Dokumente, so daß Sie ein solches Dokument wahrscheinlich in eine Tabelle konvertieren möchten. Dazu wählen Sie Tabelle-Text in Tabelle umwandeln. Bestimmen Sie, wie der Text getrennt wird, zum Beispiel durch Tabstops oder Semikola. Word schätzt, wie viele Spalten benötigt werden, Sie können die Zahl aber auch im Feld Spaltenanzahl ändern. Klicken Sie dann auf OK.
Abbildung 13.1: Eine Datenquelle kann eine einfache Word-Tabelle mit Zeilen und Spalten sein.
Eine externe Datei kann eine Datei sein, die aus einer anderen Anwendung oder einer Microsoft Access-, Microsoft Excel-, dBASE-oder Paradox-Datenbankdatei importiert wird. Sie können auch Daten aus anderen gängigen Datenbankanwendungen verwenden, wenn Sie den entsprechenden ODBC-Treiber installiert haben. Für mehr Informationen über Datenbankdateien lesen Sie den Abschnitt »Eine Datenbank aus einer Datei einfügen«.
Um Online-Hilfe von Microsoft zu erhalten, besuchen Sie die folgende Webseite:
http : // www.microsoft.com/support/
Sie können auch auf Microsofts umfangreiche Troubleshooting KnowledgeBase auf der folgenden Seite zugreifen:
http : // www.microsoft.com/KB
Für Lernprogramme, Tips und Add-Ins für Microsoft Office-Anwendungen suchen Sie die folgende Seite:
Das Verwalten einer Liste von Namen und Adressen ist eine einfache Aufgabe, wenn Sie eine Adreßbuchanwendung wie die von Outlook oder Schedule+ verwenden. Nachdem Sie Namen und Adressen eingegeben haben, können Sie diese Daten für vielerlei Aufgaben verwenden. Sie können die Informationen zum Beispiel bearbeiten, einfügen, löschen, durchsuchen und sortieren.
Word 97 erlaubt Ihnen, das Adreßbuch in Outlook oder Schedule+ als Datenquelle für einen Seriendruck festzulegen. Da viele Firmen und Personen Outlook oder Schedule+ verwenden, um persönliche Pläne, Besprechungen und Ressourcen zu verwalten, ist es sinnvoll, wenn jeder in Ihrer Arbeitsgruppe Outlook oder Schedule+ als Adreßbuch für Namen und Kontakte verwendet.
Namen und Kontakte für Ihren persönlichen Gebrauch können in dem im Abschnitt »Adressen aus dem persönlichen Adreßbuch verwenden« beschriebenen, persönlichen Adreßbuch gespeichert werden. Denken Sie aber bitte nicht, daß Sie unzählige Namen, Adressen und Telefonnummern manuell eingeben müssen, insbesondere wenn Sie einen Satz von Personen oder Firmen einrichten, die Sie durch die Region, demografische Daten oder das Firmenprofil charakterisieren können.
Microsoft Outlook ist ein persönlicher Informationsmanager, der elektronische Post, Termine, Kontakte, Aufgaben, Dokumente und Akten auf Ihrer Festplatte verwaltet. Outlook kombiniert elektronische Post, Telefonunterstützung, Gruppenplanung, gemeinsame Ordner, Formulare und Internet-Anbindung, um Ihre Produktivität zu steigern.
Wenn Sie die Office 97 Standard-Installation durchgeführt haben, wurde auch Outlook installiert. Outlook ist einfacher anzuwenden und stabiler als Schedule+. Outlook und Schedule+ sind im gleichen Netzwerk nicht kompatibel.
Um Daten aus dem Microsoft Outlook-Adreßbuch zu verwenden, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 13.2: Wählen Sie Daten für einen Seriendruck aus dem Outlook-Adreßbuch, Persönlichen Adreßbuch oder aus den Outlook-Kontakten.
Um vorhandenen Daten neue Daten hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 13.3: Fügen Sie der Datenmaske neue oder vorhandene Daten hinzu.
Um vorhandene Daten zu bearbeiten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 13.4: Verwenden Sie die Dialogbox In Feld suchen, um einen Datensatz zu finden.
Microsoft Outlook ist ein nützliches Planungs- und Kontaktverwaltungs-Programm, daß Sie für Ihre persönlichen Pläne und Ihre Kontakte oder auch in Ihrer Arbeitsgruppe verwenden können. Es enthält auch Tips und einen Assistenten, der Sie darüber informiert, wie Sie noch effizienter arbeiten können. Wenn Sie in einem Firmen-Netzwerk arbeiten, in dem Outlook verwendet wird, können Sie mit diesem Programm Ihr E-Mail, Ihren Kalender und Ihre Adreßbücher verwalten. Mit Microsoft Office 97 wird Outlook ausgeliefert, wobei dieses Programm nicht mit Outlook zusammenarbeiten kann.
Um in das Outlook-Adreßbuch Informationen einzugeben, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn die Taskleiste im Moment nicht angezeigt wird, bewegen Sie den Mauszeiger an die untere Kante des Bildschirms, um sie erscheinen zu lassen, oder drücken Sie die Tastenkombination [Strg]+[Esc].
Abbildung 13.5: Verwenden Sie Outlook-Kontakte, um Ihre Kontakte zu verwalten.
Die Angaben, die Sie in das Adreßbuch eingeben, sind in Word verfügbar.
Der Seriendruck-Manager hilft Ihnen beim Erstellen Ihrer eigenen Datenquelle aus einer großen Anzahl von Anwendungen. Sie können eine Datenquelle in einem Word-Dokument, einer Tabellenkalkulation, Datenbank oder einer anderen externen Anwendung erstellen. Der klare Vorteil ist, daß Sie die Datenquelle in einer Ihnen vertrauten Anwendung und dann auf dieser Grundlage verschiedene Dokumente in Word erstellen können.
Die Dialogboxen und der Seriendruck-Manager beziehen sich auf das Objekt, das die Daten enthält als Datenquelle. Die Datenquelle kann in vielen gängigen PC-Dateiformaten abgespeichert sein, z.B. als Word-Dokument, Excel-Arbeitsblatt oder dBASE-kompatible Datenbankdatei. Die Datenquelle kann sich auf Ihrem Rechner befinden oder aber auf einem anderen Computer, mit dem Word durch ein Netzwerk verbunden ist. Sie können auch Daten aus einer großen Datenbankanwendung, z.B. Oracle oder SQL Server verwenden. Word holt sich aus größeren Datenbanken nur den Teil, den es benötigt.
Die Daten in der Datenquelle haben normalerweise ein Tabellenformat mit Spalten und Zeilen. Eine Zeile mit Informationen wird Datensatz genannt. Wenn die Datenquelle die Namen und Adressen von Kunden enthält, besteht ein Datensatz aus dem Namen und der Adresse eines Kunden und speziellen Angaben über ihn. In diesem Fall kann man sich einen Datensatz wie eine Karteikarte in einer Kartei vorstellen. Jede Zeile in der Datenquelle endet mit einer Absatzmarke.
Die Daten werden in Datensätzen in Spalten angeordnet. Diese Spalten nennt man Felder. Jedes Feld bzw. jede Spalte enthält einen bestimmten Informationstyp. Unsere Datenquelle benötigt z.B. ein Feld für das Land und eine andere für die Postleitzahl. Jedes Datenfeld ist durch ein Trennzeichen getrennt. Trennzeichen, mit denen Word etwas anfangen kann, sind Semikola, Tabstops oder einzelne Zellen in einer Tabelle. Wenn ein Datensatz mehr als 31 Felder umfaßt, kann Word keine Tabelle verwenden, statt dessen Tabstops oder Semikola.
Datenquellen benötigen Titelzeile am oberen Rand. Diese nennt man Feldnamen. Die Feldnamen beschreiben den Inhalt des jeweiligen Feldes in der Datenquelle. Wenn Sie Daten in der Datenquelle suchen, beziehen Sie sich auf diese Feldnamen. Man verwendet sie auch um anzuzeigen, an welcher Stelle Informationen gesetzt werden sollen, wenn Sie der Datenquelle entnommen und in das Seriendokument, z.B. einen Serienbrief oder Etiketten, eingesetzt werden.
Feldnamen haben bestimmte Konventionen. Sie dürfen nicht länger als 40 Zeichen sein, müssen mit einem Buchstaben beginnen und dürfen keine Leerzeichen enthalten. Statt eines Leerzeichens können Sie einen Unterstrich verwenden.
Ein Feld, das aus mehreren Wörtern besteht, kann ohne Leerzeichen schwierig zu lesen sein. Um das Problem zu lösen, schreiben Sie einfach den ersten Buchstaben jeden Wortes groß (z.B. FeldName).
Es gibt eine Symbolleiste, die dafür da ist, Ihnen bei der Verwaltung von Tabellen, Datenbanken und Datenquellen zu helfen: Die Symbolleiste Datenbank. Wählen Sie den Befehl Ansicht-Symbolleiste, und klicken Sie Datenbank an, um sie aufzurufen. So sieht die Symbolleiste aus:
Die Schaltflächen haben folgende Bedeutungen:
Kleinere Listen können in einem Textverarbeitungsprogramm gut verwaltet werden. Wenn Sie jedoch Listen oder Datenbanken haben, die mehr als einige Hundert Datensätze beinhalten, werden Sie wohl eine Datenbankanwendung wie Microsoft Access verwenden, um Ihre Daten zu erhalten, zu bearbeiten und zu suchen. Word macht es Ihnen einfach, Daten in vielen verschiedenen Arten von Datenbanken zu speichern und diese Daten in ein Word-Dokument zu transferieren, so daß sie als Datenquelle für den Seriendruck verwendet werden können.
Wenn Sie eine Datenquelle in Word öffnen oder darauf zugreifen möchten, müssen Sie die geeigneten Konverter oder ODBC (Open Database Connectivity)-Treiber installiert haben. Wenn Sie diese noch nicht bei der Einrichtung von Word installiert haben, führen Sie das Word- oder Office-Setup-Programm noch einmal aus.
Folgende Datenbankdateien können von Word konvertiert und eingefügt werden.
Wenn Sie eine Datenbank einfügen, können Sie entweder die Daten oder eine Feldfunktion, die eine Verknüpfung zu der Datenbankdatei erstellt, einfügen. Eingefügte Daten verhalten sich, als hätten Sie diese in das Dokument eingegeben. Wenn Sie eine Feldfunktion einfügen, können Sie die Datenbank schnell aktualisieren, da sie mit der Datei auf der Festplatte verknüpft ist. Wenn sich die Daten in der Datei ändern, können Sie die Liste schnell aktualisieren.
Um eine Datenbank auf einer Datei oder Platte einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 13.7: Sie können die Datei mit Ihren Seriendruckdaten aus der Dialogbox Datenquelle öffnen öffnen.
Wenn es möglich ist, nur einen Teil der Datenquelle zu wählen, z.B. einen Bereich oder ein Tabellenblatt, erscheint eine Dialogbox (siehe Abb. 13.8) auf dem Bildschirm. In diesem Beispiel enthält die Excel-Datei KL.XLS einen mit Datenbank benannten Bereich. Wählen Sie den Bereich oder die Abfrage, mit den gewünschten Daten, und klikken Sie dann auf OK, um in die Dialogbox Datenbank zurückzukehren.
Abbildung 13.8: Sie können Teile mancher Datenbankdateien einfügen.
Abbildung 13.9: Wählen Sie einen bestimmten Datenbereich in der Dialogbox Daten einfügen,
und außerdem, ob die Datenbank mit der Datei auf der Festplatte verknüpft werden soll.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Als Feld einfügen nicht angekreuzt haben, werden die Daten so eingefügt, wie Sie diese eingegeben haben. Wenn das Kontrollkästchen markiert war, wird eine Verknüpfung zwischen dem Dokument und der Datenbankdatei erstellt. Diese Verknüpfung wird über eine Feldfunktion erstellt. Sie können diese Feldfunktion aktualisieren, indem Sie diese markieren und dann (F9) drücken. Sie können die Verknüpfung über die Feldfunktion aufheben, so daß die Datenbank normaler Text wird, indem Sie die Tabelle markieren und die Tastenkombination (Umschalt)+(Strg)+(F9) drükken.
Die Datenquelle, die Sie in Word für Windows verwenden, kann aus einem bestehenden Word-Dokument kommen, in Word erstellt werden, oder mit Word aus einer anderen Anwendung verknüpft werden.
Wenn die Daten, die Sie halten müssen, nicht zu viel sind und Sie die Informationen nicht mit anderen Anwendern gemeinsam nutzen müssen, ist es am einfachsten, die Daten in einem Word-Dokument zu halten. Sie können eine Datenquelle in einem Word-Dokument entweder manuell oder mit Hilfe des Seriendruck-Managers erstellen.
Sie können ein Dokument mit einer Datenquelle manuell erstellen, indem Sie die Daten in das Dokument eingeben. Die Datenfelder müssen durch die Zellen einer Tabelle oder durch Tabstops bzw. Semikola getrennt werden. Die Feldnamen in der ersten Zeile der Datenquelle müssen sich an die Konventionen für Feldnamen halten:
Sie müssen das Dokument, das Ihre Datenquelle enthält, auf der Festplatte speichern, bevor Sie es verwenden können. Versuchen Sie, das Dokument unter einem Dateinamen zu speichern, den Sie nicht mehr ändern müssen. Wenn sich der Dateiname der Datenquelle ändert, müssen Sie das Hauptdokument neu mit der Datenquelle verbinden.
Die Abbildung 13.1 zeigt ein Beispiel für eine Tabelle, die als Datenquelle für ein Seriendruck-Hauptdokument verwendet wird. Jedes Feld (Spalte) in der Tabelle enthält einen Informationstyp, jeder Datensatz (Zeile) enthält eine Gruppe von Informationen über einen Kunden. Die Informationen in diesem Dokument könnten auch durch Semikola oder Tabstops getrennt sein.
Die Abbildung 13.10 zeigt die gleiche Information als Datenquelle mit durch Tabstops getrennten Daten. Wenn Sie Semikola oder Tabstops verwenden, um die Daten zu trennen, verwenden Sie entweder das eine oder das andere in der gesamten Datenquelle – verwenden Sie nicht beides in einem einzigen Dokument. Beenden Sie jeden Datensatz (Zeile) durch eine Absatzmarke, wenn es sich um einen Datensatz handelt, der durch Semikola oder Tabstops getrennt ist. Lesen Sie dazu den folgenden Abschnitt »Daten in der Datenquelle verwalten«.
Abbildung 13.10: Sie können eine Datenquelle manuell erstellen, indem Sie die Daten in eine Tabelle eingeben oder jeden Datensatz in eine Zeile tippen und die Felder durch Semikola oder Tabstops trennen.
Nachdem Sie Ihre Datenquelle erstellt haben, speichern Sie das Dokument. Merken Sie sich, wo und unter welchem Namen Sie es gespeichert haben. Wenn Sie einen Seriendruck durchführen, fragt Sie der Seriendruckassistent nach dem Namen der Datenquelle.
Wenn Sie eine Datenquelle, die durch Semikola getrennt ist, erstellen und einige Ihrer Daten Semikola erhalten, weiß Word unter Umständen nicht, in welche Felder die Daten gehören. Um dieses Problem zu lösen, schließen Sie in diesem Fall alle Daten, die Semikola enthalten, in Anführungszeichen (»«) ein. Die Anführungszeichen um ein Datenelement teilen Word mit, daß jedes Semikolon zwischen Anführungszeichen ein Teil der Daten ist. Wegen der Probleme, die mit durch Semikola getrennte Daten auftreten können, ist es wahrscheinlich einfacher mit Tabellen zu arbeiten. Diese können allerdings unpraktisch sein, wenn Ihre Datendateien Hunderte oder Tausende von Zeilen enthalten.
Wenn Sie sich beim Erstellen einer Datenquelle helfen lassen möchten, arbeiten Sie mit dem Seriendruck-Manager. Der Seriendruck-Manager besteht aus einer Reihe von Dialogboxen, die Ihnen Optionen für das Erstellen der gängigsten Feldnamen bieten. Nachdem Sie die Feldnamen erstellt haben, gibt Ihnen der Seriendruck-Manager die Möglichkeit, Daten in die neue Datenquelle einzugeben. In einem späteren Abschnitt dieses Kapitels »Datensätze suchen und bearbeiten mit der Datenmaske« lernen Sie, wie Sie bequem weitere Datensätze hinzufügen können oder vorhandene Datensätze suchen und bearbeiten können.
Das folgende Verfahren hilft Ihnen, eine Datenquelle mit dem Seriendruck-Manager zu erstellen. Dieser nimmt an, daß Sie einen Formbrief und gleichzeitig die zugehörige Datenquelle erstellen möchten. Da die meisten Anwender entweder erst die Datenquelle oder das Hauptdokument erstellen und diese dann später verbinden, zeigen Ihnen die folgenden Schritte, wie man nur die Datenquelle erstellt.
Um eine neue Datenquelle mit Hilfe des Seriendruck-Managers zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
In dem leeren Dokument würden Sie normalerweise das neue Hauptdokument erstellen. In unserem Fall dient es nur dazu, den Seriendruck-Manager »ruhigzustellen«, damit Sie eine neue Datenquelle erstellen können.
Abbildung 13.11: Wenn Sie Extras-Seriendruck wählen, wird der Seriendruck-Manager
angezeigt. Der Seriendruck-Manager assistiert Ihnen beim Erstellen von Datenquellen, Hauptdokumenten und dem Verbinden der Daten mit dem Dokument.
Abbildung 13.12: Die Dialogbox Datenquelle erstellen gibt Ihnen die Möglichkeit,
Feldnamen, die verwendet werden, um jede Spalte im Datenfeld zu benennen,
zu akzeptieren, hinzuzufügen oder zu entfernen.
Bearbeiten Sie die Feldnamen in der Liste, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
Löschen Sie einen Feldnamen, indem Sie den Namen aus der Liste Feldnamen im Steuersatz auswählen und dann auf Feldnamen löschen klicken.
Verschieben Sie einen Feldnamen nach oben oder nach unten, indem Sie ihn markieren und dann auf die Pfeil auf- oder Pfeil ab-Schaltflächen klicken.
Feldnamen dürfen höchstens 40 Zeichen lang sein und müssen mit einem Buchstaben beginnen. Leerzeichen sind nicht erlaubt.
Abbildung 13.13: Verwenden sie die Datenmaske, um Ihrer neuen Datenquelle Daten hinzuzufügen. Sie können die Datenmaske jederzeit aufrufen, um Daten in einer Datenquelle zu suchen oder zu bearbeiten.
Wenn Sie die Datenquelle nicht speichern, werden Sie noch einmal dazu aufgefordert, sobald Sie versuchen, das leere Dokument, das Sie in Schritt 3 geöffnet haben, zu schließen.
Um einen größeren Teil einer umfangreichen Datenquelle zu überblicken, wählen Sie Ansicht-Zoom, damit mehr Datenfelder auf dem Bildschirm zu sehen sind.
Sie können die Absatzmarken, die eine Zeile von durch Semikola getrennten Daten kennzeichnen, ansehen, wenn Sie die Schaltfläche ¶ anzeigen/verbergen auf der Standard-Symbolleiste anklicken.
Wenn Ihre Datenquelle höchstens 31 Feldnamen enthält, sieht sie aus wie eine Tabelle. Bei mehr als 31 Feldnamen werden die Daten durch Semikola getrennt, Datensätze enden mit Absatzmarken. Die Feldnamen stehen in der ersten Zeile, die Daten in den folgenden Zeilen.
Sie können mit bereits vorhandenen Datenquellen arbeiten, auch wenn es sich dabei nicht um Word-Dokumente handelt. Die Daten könnten einem Arbeitsblatt, einem Datenbankprogramm oder einer firmeninternen Datenbank entnommen sein.
Vielleicht möchten Sie mit einer vorhandenen Datenquelle arbeiten, um deren Inhalte zu bearbeiten oder ein neues Hauptdokument mit Seriendruckfeldern zu erstellen. Wenn Sie beispielsweise einen neuen Formbrief aufgrund einer schon vorhandenen Datenquelle erstellen möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Die Datenquelle ist geöffnet, wird aber nicht in einem Fenster angezeigt. Wenn Sie die Daten in der Datenquelle bearbeiten möchten, lesen Sie den Abschnitt »Datensätze mit der Datenmaske suchen oder bearbeiten« weiter oben in diesem Kapitel.
Sie können die Datenquelle, die Sie in einer früheren Version von Word erstellt haben, mit dem Seriendruck-Manager in Word 97 verwenden. Vergewissern Sie sich, daß Sie die Konverter installiert haben, mit denen Sie das alte Dokument in das neue Word-Format umwandeln können. Nachdem Sie das Dokument neu gespeichert haben, können Sie mit ihm arbeiten wie mit jeder Datenquelle.
Word kann die Daten aus anderen Programmen als Datenquelle heranziehen. Ihre Word-Hauptdokumente können mit Daten aus anderen Anwendungen, wie Microsoft Access oder Microsoft Excel verbunden werden. Das Dokument kann Daten aus Datenbanken wie Access, Paradox, FoxPro oder dBASE durch die ODBC-Treiber direkt einlesen. Sie können auch Daten aus anderen Dateien einlesen, für die Sie einen Konverter installiert haben.
Um mit einer Datenquelle aus einem anderen Programm wie Word zu arbeiten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie können die Daten in Ihrer Datenquelle verwalten, als wäre Word ein kleines Datenbankprogramm. Sie können über die Datenmaske Datensätze suchen oder bearbeiten. Ebenso können Sie die Spalten in einer Datenquelle neu anordnen oder zwei Datenquellen miteinander verbinden.
Wenn Sie nicht wissen, welches Feld (Spalte) die benötigten Daten enthält, wählen Sie die gesamte Datenbank und suchen über den Befehl Bearbeiten-Suchen.
Die Informationen in Ihrer Datenquelle sind wertlos, wenn sie nicht genau sind. Word enthält Funktionen, mit denen Sie Ihre Datenquelle immer up-to-date halten können.
Um Daten schnell zu suchen, wenn sich die Datenquelle im aktiven Dokument befindet, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um Informationen zu suchen und zu bearbeiten, wenn die Datenquelle im aktiven Dokument ist, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Die Felder der Datenquelle stehen in Tabellenspalten und sind durch Tabstops oder Semikola getrennt. Dabei muß kein Hauptdokument angefügt oder geöffnet sein. Die Datenquelle muß gültige Feldnamen haben.
Wenn Sie den ersten Datensatz gefunden haben, ändert sich die Schaltfläche Beginnen in Weitersuchen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um weitere Datensätze zu finden. Eine Meldung erscheint, wenn Sie den letzten Datensatz in der Datenbank erreicht haben.
Wenn Sie einen Datensatz, den Sie bearbeiten möchten, gefunden haben, klicken Sie auf Schließen und bearbeiten den Datensatz in der Datenmaske.
Sie können einen Datensatz löschen, indem Sie ihn in der Datenmaske anzeigen und dann auf Löschen klicken.
Wenn Sie einen Datensatz versehentlich gelöscht oder bearbeitet haben, klicken Sie sofort danach auf Wiederherstellen, um ihn wieder in den Urzustand zu versetzen. Nachdem Sie beim Bearbeiten zu einem neuen Datensatz gesprungen sind, können Sie vorherige Bearbeitungen nicht wiederherstellen. Wenn die Felder der Datenmaske zu kurz sind, um Felder, die viele Daten enthalten, anzuzeigen, können Sie die Feldinhalte direkt in der Tabelle bearbeiten, genauso wie in jeder anderen Word-Tabelle.
Das Sortieren einer Datenquelle kann aus vielen Gründen sinnvoll sein. Wenn Sie sehr viele Umschläge oder Adreßetiketten drucken und diese nach Postleitzahlen sortieren, erhalten Sie bei der Post einen Nachlaß. Ein anderer Grund für die Sortierung kann darin liegen, daß Sie zur manuellen Bearbeitung eine ausgedruckte Liste benötigen.
Um eine Datenquelle schnell zu sortieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie Ihre Daten ändern wollen, müssen der Datenquelle wahrscheinlich Felder (Spalten) hinzugefügt oder daraus entfernt werden. Um einer Datenquelle ein Feld hinzuzufügen oder eines daraus zu entfernen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn die zu entfernenden Datensätze, mehrfach vorkommende Daten enthalten, sortieren Sie diese nach dem Feld, das die Daten enthält. Damit können Sie mehrere Datensätze auf einmal löschen.
Zwar hat man den Eindruck, daß die Menge an benötigten Informationen grundsätzlich immer weiter steigt, trotzdem könnte es manchmal nötig sein, einen Datensatz aus Ihrer Datenquelle zu löschen. Mit Word können Sie ganz einfach Datensätze einfügen oder löschen.
Um einen neuen leeren Datensatz am Ende der Datenquelle einzufügen, verwenden Sie die Datenmaske, wie schon weiter oben beschrieben. Alternativ können Sie die folgenden Schritte ausführen:
Wenn Sie nicht mit der Maus arbeiten, können Sie zu einem bestimmten Datensatz springen, indem Sie die Tasten (Alt)+(R) verwenden und die numerische Position des Datensatzes eingeben, den Sie einsehen möchten. Wenn Sie die (Eingabetaste)-Taste drücken, springt die Einfügemarke aus dem Feld Datensatznummer in das erste Feld.
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